Maatwerk of standaard software?

Standaard software is vaak een logische start. Het is snel te implementeren en biedt een breed pakket aan functies. Maar na verloop van tijd merk je dat de praktijk complexer is dan het pakket aankan. Denk aan medewerkers die extra Excel sheets maken omdat het systeem geen ruimte biedt voor uitzonderingen. Of teams die noodgedwongen handmatige stappen inbouwen omdat de workflow niet flexibel genoeg is. Soms ontstaan zelfs complete workarounds die niemand nog helemaal begrijpt.

Deze signalen komen in vrijwel elke groeiende organisatie voor. Een logistiek bedrijf dat verpakkingsinstructies tóch per mail rondstuurt. Een financiële afdeling die goedkeuringsflows buiten het systeem verwerkt omdat het standaardpakket maar één simpel proces ondersteunt. Een servicebedrijf dat klantinformatie verspreid heeft over drie tools omdat geen enkel systeem precies past.

Op zulke momenten werkt software je tegen in plaats van voor je. Maatwerk draait dit om. In plaats van je processen in een standaard mal te persen, bouw je een systeem dat begint bij hoe jouw organisatie werkelijk werkt. Dat betekent minder foutgevoelige handmatige stappen, minder tools eromheen en meer grip op de kwaliteit en snelheid van je processen. De software groeit mee met de organisatie, niet andersom.

De voordelen van software die precies doet wat jij nodig hebt

Het echte voordeel van maatwerk zit in het ontwerp dat volledig om jouw proces draait. Je krijgt precies de functies die je dagelijks nodig hebt zonder de ballast van tientallen opties die nooit worden gebruikt. Veel organisaties ontdekken dat een maatwerkoplossing efficiënter is dan meerdere losse tools die aan elkaar geknoopt zijn.

Stel je een bedrijf voor dat projecten plant via een combinatie van Trello, Excel en e mail. Deadlines worden over het hoofd gezien omdat niemand een volledig beeld heeft. Een maatwerk systeem kan alles bundelen in één centraal dashboard met automatische meldingen en slimme logica die bijvoorbeeld rekening houdt met capaciteit, afhankelijkheden en prioriteit. De impact is direct merkbaar. Minder zoekwerk, minder fouten en een team dat sneller schakelt.

Integraties zijn een ander krachtig voordeel. Denk aan een webapplicatie die direct communiceert met je CRM, ERP, boekhoudsysteem en zelfs met een klantportaal. Geen dubbele invoer meer, geen half kloppende data, maar één waarheid in het hele bedrijf. Dit maakt rapportages betrouwbaarder en besluitvorming sneller.

Ook op lange termijn is maatwerk aantrekkelijk. Je bouwt een systeem dat uitbreidbaar is. Nieuwe functies of modules kunnen worden toegevoegd zonder dat je alles opnieuw hoeft te implementeren. Dit voorkomt de bekende cyclus waarin je om de drie jaar overstapt op een ander pakket. Bovendien voorkom je vendor lock in doordat je controle houdt over de architectuur en code. Je bepaalt zelf wat er gebeurt, wanneer en hoe.

Wanneer maatwerk geen goede keuze is

Maatwerk is krachtig maar niet altijd nodig. Organisaties met eenvoudige processen zijn vaak beter af met een standaard SaaS oplossing. Een kleine dienstverlener die vooral klantgegevens wil beheren heeft meestal voldoende aan een basis CRM. Een bedrijf dat alleen uren wil registreren hoeft daarvoor geen custom systeem te bouwen.

Ook wanneer je processen nog niet helder zijn, kan maatwerk te vroeg komen. Het risico bestaat dat je iets bouwt dat over een jaar alweer achterhaald is omdat het proces anders had moeten worden ingericht. Standaard software kan dan juist helpen om structuur te vinden voordat je gaat optimaliseren.

Een goed voorbeeld. Een start up die nog zoekt naar haar ideale salesproces heeft baat bij een flexibel SaaS CRM waarin ze makkelijk kunnen experimenteren. Pas wanneer duidelijk is hoe leads worden opgevolgd en welke stappen echt belangrijk zijn, wordt maatwerk interessant.

Een simpele vuistregel helpt bij de keuze. Als je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan het omzeilen van je software dan aan het daadwerkelijke werk, dan is maatwerk waarschijnlijk de volgende stap. Maar als een standaardpakket al tachtig procent van je behoefte dekt en je processen relatief simpel zijn, dan is de extra investering vaak niet nodig.

Ontdek wat maatwerk voor jou kan betekenen

Twijfel je of maatwerk software jouw organisatie écht verder helpt Laat het ons weten. We denken graag met je mee over de slimste oplossing. Neem vandaag nog contact met ons op.